Connexion OPCO CFA
Cette page s'adresse aux organismes de formation CFA : la connexion OPCO ne couvre que les contrats d'apprentissage.
Cette connexion permet la synchronisation entre Wedof et un OPCO de façon officielle et sécurisée dans le cadre des contrats d'apprentissage d'un CFA.
Sommaire
1. Portée de la connexion
En établissant cette connexion, vous autorisez Wedof à :
- Lire les informations de votre organisme,
- Lire vos dossiers d'apprentissage.
Cependant, Wedof n'agira sur vos données que sur demande de votre part.
En aucun cas, Wedof ne réalisera d'action sur vos données de façon autonome.
De la même façon que l'habilitation à EDOF, cette connexion va permettre la remontée d'informations dans Wedof :
- Dans le cadre d'un partenariat auprès d'un certificateur client de Wedof, pour que les données remontent sous forme de dossiers de certification
- Dans le cadre de l'utilisation de Wedof en tant qu'organisme de formation, pour que les données remontent sous forme de dossiers de formation
⚠️ En tant qu'organisme de formation, si vous avez des automatisations (Webhooks, Zapier, Salesforce, validation via API etc.), il faudra bien faire la distinction sur la provenance des dossiers entre ceux du CPF et ceux des OPCOs via le champ type des dossiers reçus.
2. Récupération de la clé API (CFA_KEY)
Chaque organisme de formation dispose d'une clé d'API pour chaque OPCO permettant de l'identifier auprès de l'OPCO afin de garantir son identité lors d'échanges de données.
Chaque OPCO dispose de sa propre façon de récupérer la clé API. Pour savoir comment la récupérer, il faut vous référer à la documentation officielle.
La clé API est commune aux organismes d'un même SIREN pour un OPCO donné. Sur vos comptes du même SIREN pas encore connectés à cet OPCO, renseignez la même clé. Plus tard lorsque vous mettrez à jour la clé, Wedof l'appliquera aux autres comptes du même SIREN déjà connectés à cet OPCO.
Une fois la clé récupérée, collez-la dans l'interface Wedof (dans votre profil Wedof, bouton "Activer la synchronisation" pour l'OPCO concerné) ou mettez-la à jour via l'API.
Expiration et renouvellement de la clé
Cette clé a une durée de validité prédéfinie et limitée. Elle sera valide au moins 6 mois à compter de sa première récupération.
La date de fin de validité est visible dans Wedof quand elle est mise à disposition par l'OPCO. Elle peut également être consultée par l'API.
À l'expiration de la clé, Wedof désactive la synchronisation et vous en informe par email : il faudra renouveler la procédure de récupération et saisie dans Wedof.
3. Contrats d'apprentissage
Chaque jour, Wedof récupère auprès des OPCO connectés les contrats d'apprentissage de votre organisme, avec leur état chez l'OPCO : "Transmis", "En cours d'instruction", "Engagé", "Refusé", "Annulé", "Rupture" ou "Soldé".
Chaque contrat est rattaché à un dossier de formation. Lorsqu'un contrat ne correspond à aucun dossier existant, Wedof crée le dossier de formation à l'état "À traiter", ainsi que l'apprenant et, dans votre catalogue Wedof, une formation pour la certification RNCP visée si elle n'existe pas encore.
Un dossier de formation peut porter plusieurs contrats d'apprentissage, y compris auprès d'OPCO différents, par exemple lorsque l'apprenant change d'employeur ou signe un nouveau contrat après une rupture. Le dossier affiche l'OPCO du contrat dont la date de début est la plus récente.
Wedof rattache un contrat au dossier existant du même apprenant sur la même certification RNCP, quel que soit l'OPCO. L'apprenant est reconnu à son nom, son prénom et son adresse email : si l'un d'eux diffère d'un contrat à l'autre, Wedof crée un second dossier.
Wedof met à jour le dossier à partir de ses contrats :
- Dès qu'un contrat est "Engagé", "Soldé" ou en "Rupture", le dossier passe à l'état "Accepté" à la date de conclusion du contrat, s'il était encore "À traiter" ou "Validé" ;
- Les dates de début et de fin de formation du dossier sont reprises des contrats.
Les états suivants du dossier, à partir de "En formation", restent à votre charge.
Lorsque le dossier de certification associé est déclaré "Prêt à passer" alors que le dossier de formation est "Accepté", les dates d'entrée et de sortie de formation saisies à cette occasion font passer le dossier de formation à l'état "Sortie de formation". Si votre organisme n'a pas d'abonnement Wedof ou dispose d'un abonnement gratuit, votre certificateur peut faire cette déclaration à votre place.
Vous pouvez aussi créer vous-même par l'API un dossier de formation et son contrat, puis envoyer le contrat à l'OPCO : voir Création et envoi d'un contrat d'apprentissage à un OPCO.
4. Fonctionnalités à l'étude
Nous étudions l'ajout des fonctionnalités suivantes :
- Gestion avancée des contrats côté OF / CFA (recherche avancée, affichage dédié...)
- Suivi des factures / règlements
- Connexion OPCOs hors contrats d'apprentissage
Si l'une d'entre elles vous intéresse tout particulièrement, ou même une autre, contactez-nous !