Analyser vos documents par IA
Cette page s'adresse aux organismes de formation qui souhaitent faire contrôler par une IA les documents déposés sur leurs dossiers de formation.
Lorsqu'un document attendu est déposé sur un dossier de formation, Wedof peut le faire lire par une IA, vérifier les critères que vous avez définis, puis le valider ou le refuser à votre place. L'IA peut aussi relever des informations sur le document et les enregistrer dans les données personnalisées du dossier. La décision reste la vôtre : vous pouvez à tout moment valider ou refuser un document vous-même.
Sommaire
2. Activation sur un document attendu
1. Prérequis
L'analyse des documents par IA est fournie par l'application "Analyse de documents par IA", incluse dans les offres Access, Access +, Essentiel, Standard et Premium ainsi que pendant l'essai (voir les offres de Wedof). Elle est activée par défaut pour votre organisme.
ℹ️ L'analyse de documents par IA est en version bêta : son utilisation est incluse dans votre abonnement jusqu'au 31/12/2026.
Elle couvre deux usages : la validation, qui contrôle chaque document déposé et le valide ou le refuse automatiquement, et l'extraction, qui reporte les informations que vous choisissez dans les données du dossier.
Comme toute application, vous pouvez la désactiver depuis "Mes applications" : elle reste alors désactivée jusqu'à ce que vous la réactiviez. Si votre abonnement passe à une offre qui ne l'inclut pas, elle est désactivée, puis réactivée lorsque vous souscrivez de nouveau à une offre qui l'inclut.
Tant que l'application est désactivée, aucun document n'est analysé. Les réglages IA de vos documents attendus sont conservés.
Elle s'applique aux documents attendus sur vos dossiers de formation, configurés comme décrit dans Configurer les documents liés aux dossiers de formation.
⚠️ L'IA ne lit que les fichiers déposés. Si le "Type de fichier" du document attendu accepte "lien ou URL Google Drive", l'option "Analyse par IA" est indisponible, et elle repasse à "Non" si vous ajoutez ce type.
Dans "Mes applications > Analyse de documents par IA > Réglages", le bloc "Utilisation" indique le nombre de "types de documents analysés par l'IA" sur ceux qui peuvent l'être, de "documents analysés" et de "documents validés automatiquement", pour le mois en cours ("Ce mois-ci") ou depuis le début ("Total").
2. Activation sur un document attendu
Ouvrez le document attendu ("Ajouter un document attendu" ou "Modifier le document attendu") et choisissez "Oui" pour l'option "Analyse par IA", dans l'onglet "Informations générales". Les réglages des onglets "Validation" et "Extraction" deviennent alors modifiables. Lors de la création, le bouton "Suivant" parcourt les onglets dans l'ordre et le bouton "Ajouter" n'apparaît que sur le dernier.
Tant que l'option est à "Non", les onglets "Validation" et "Extraction" proposent le bouton "Activer l'analyse par IA", qui l'active pour ce document attendu. Si l'application est désactivée, ils proposent le bouton "Activer l'application", qui ouvre "Mes applications" pour la réactiver.
L'IA s'appuie sur le "Nom du document" et la "Description du document" pour reconnaître le type de document attendu : décrivez-le précisément, par exemple son émetteur et ce qu'il doit comporter. Le bouton "Améliorer" de ce champ, comme ceux des onglets "Validation" et "Extraction", vous propose une rédaction par l'IA.
À chaque dépôt, par l'apprenant comme par vous, l'IA lit le document et vérifie les critères de l'onglet "Validation" :
| Résultat de l'analyse | État du document |
|---|---|
| Tous les critères sont respectés | "Validé", sans commentaire |
| Un critère bloquant n'est pas respecté et "Refuser automatiquement" est à "Oui" | "Refusé", avec le commentaire "Document refusé : il ne correspond pas aux exigences attendues." |
| Un critère n'est pas respecté, sans refus automatique | "À vérifier" |
| L'IA ne peut pas conclure : document illisible, information introuvable, erreur technique | "À vérifier" |
Un document de plus de 10 Mo ou de plus de 20 pages n'est pas soumis à l'IA : il reste "À vérifier" et son onglet "Analyse IA" indique, sur la ligne "Taille du document", "Document trop volumineux pour être analysé".
ℹ️ L'apprenant ne voit que l'état du document et, en cas de refus, le commentaire ci-dessus. Le motif détaillé n'est visible que par vous.
Un document que vous déposez vous-même est analysé de la même façon. S'il est refusé par l'IA, aucun message n'est envoyé à l'apprenant.
3. Critères de validation
L'IA vérifie toujours que le document est lisible et qu'il correspond au type de document attendu. Dans l'onglet "Validation", vous ajoutez les contrôles suivants :
- "Vérifier l'identité" : avec "Oui", le document doit être au nom de l'apprenant du dossier.
- "Validité maximale (mois)" : la date figurant sur le document doit dater de moins de ce nombre de mois, et le document ne doit pas être expiré. Par exemple, saisissez 3 pour un justificatif de moins de 3 mois. Laissez vide pour ne pas contrôler la date.
- "Critères personnalisés" : cliquez sur "Ajouter un critère", donnez-lui un "Intitulé" et remplissez "Décrivez l'exigence à vérifier", par exemple "Le document porte le cachet de l'organisme émetteur". Choisissez "Oui" pour "Bloquant" si un échec doit empêcher la validation. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 critères, de 500 caractères au plus chacun.
- "Refuser automatiquement" : avec "Oui", un document lisible qui ne respecte pas un critère bloquant est refusé. Avec "Non", il reste à vérifier.
Dans "Décrivez l'exigence à vérifier" comme dans "Information à extraire", vous pouvez utiliser les variables du dictionnaire de données, par exemple {{training.title}} pour le titre de la formation.
⚠️ Un document illisible n'est jamais refusé automatiquement : il reste à vérifier, même avec "Oui" pour "Refuser automatiquement".
4. Preuves d'authenticité et documents de référence
Wedof recherche aussi sur chaque document une preuve d'authenticité : une signature électronique du PDF, un 2D-Doc ou un QR code renvoyant vers une page de vérification officielle, comme celle d'Infogreffe. Un document qui présente des traces de falsification reste à vérifier ; il n'est jamais refusé pour ce motif. Avec "Oui" pour "Exiger une preuve d'authenticité", un document sans preuve vérifiable reste à vérifier.
Dans "Documents de référence", déposez quelques vrais exemplaires anonymisés du document dans la zone "Ajouter un vrai exemplaire" et, si vous en disposez, des faux connus dans la zone "Ajouter un faux connu". Un document trop différent de vos vrais exemplaires, ou trop proche d'un faux connu, reste à vérifier. Les documents de référence s'ajoutent une fois le document attendu enregistré, jusqu'à 5 au total, et un document déjà présent est refusé.
Chaque document que vous validez vous-même affine aussi la comparaison : seule son empreinte est conservée. L'icône de corbeille "Oublier les empreintes apprises" les efface, immédiatement et définitivement.
Une jauge indique si la comparaison est "Comparaison fiable", "Comparaison à compléter" ou "Comparaison peu fiable" : pour la fiabiliser, ajoutez des vrais exemplaires.
5. Extraction de données
Dans l'onglet "Extraction", cliquez sur "Ajouter une donnée à extraire", jusqu'à 5 données, et renseignez :
- "Information à extraire" : ce que l'IA doit lire, en 500 caractères au plus, par exemple "Le numéro figurant en haut à droite du document",
- "Clé de la donnée personnalisée" : le nom sous lequel la valeur est enregistrée (lettres, chiffres, - et _ uniquement),
- "Valeur unique" : avec "Oui", si la même valeur a déjà été lue sur le document d'une autre personne, le document reste à vérifier. Un même apprenant peut la réutiliser sur plusieurs de ses dossiers.
Les données ne sont extraites que d'un document validé, par l'IA ou par vous, et enregistrées dans les données personnalisées du dossier de formation, sous la clé choisie. Une donnée déjà renseignée n'est jamais remplacée. Si vous validez vous-même un document refusé ou à vérifier, les données sont extraites à ce moment-là.
💡 Comme toute donnée personnalisée, la valeur extraite est ensuite disponible dans le dictionnaire de données : vous pouvez l'utiliser dans vos modèles de documents et vos messages et notifications.
6. Résultat de l'analyse
Dans la liste des documents d'un dossier de formation, un document validé ou refusé par l'IA porte une étoile verte ("Validé par l'IA") ou rouge ("Refusé par l'IA") à la place de l'icône d'état habituelle, jusqu'à ce que quelqu'un change son état à la main. L'apprenant voit toujours l'icône d'état habituelle.
Lorsque vous ouvrez un document déposé, la visionneuse affiche deux onglets à côté du document : "Commentaires", ouvert par défaut, et "Analyse IA".
L'onglet "Analyse IA" présente le résultat : une ligne de synthèse, chaque critère avec son motif, puis, pour un document validé par l'IA, les données extraites.
Le bouton "Relancer l'analyse" soumet de nouveau le document à l'IA, avec vos critères actuels. Seul un document "À vérifier" ou décidé par l'IA peut changer d'état : un document que vous avez validé ou refusé vous-même garde votre décision.
Si l'IA s'est trompée, le bouton "Signaler une erreur" de l'onglet "Analyse IA" vous permet de décrire ce qu'elle a mal évalué. Votre commentaire est envoyé à l'équipe Wedof avec le résultat de l'analyse, sans le document ni les données extraites.
Chaque analyse, comme chaque changement d'état décidé par l'IA, ajoute une activité au dossier de formation, attribuée à Wedof.
7. Limites et données personnelles
L'IA peut se tromper, dans un sens comme dans l'autre. Vous pouvez valider ou refuser vous-même un document déjà traité par l'IA, et conserver des critères non bloquants pour garder la main sur les cas douteux.
Les documents sont analysés par un fournisseur d'IA hébergé dans l'Union européenne. Le traitement d'analyse ne conserve pas leur contenu.