Configurer les documents liés aux dossiers de formation

Si vous le souhaitez, vous pouvez associer des documents à vos dossiers de formation. Par exemple :

• Lors du passage de dossier de formation à l'état "Service fait validé", vous pouvez demander (ou exiger) un document.

Vous pouvez configurer ces documents dans votre espace Mon compte, cliquez sur "Configurer" en dessous des informations de votre organisme, diriger vous à l'onglet "Gestion des dossiers de formation", puis cliquez "Ajoutez un document attendu" et remplissez le formulaire avec les données suivantes :

• Nom : Nom du document que vous souhaitez ajouter,
• Format : Format attendu du fichier à déposer (lien, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, png, jpg, zip, rar, 7z, ace, tar, gz),
• Description (optionnel) : Description du document,
• État (optionnel) : Indique l'état pour lequel le document est requis pour passer à l'état supérieur (Validé, Validé (en cours d'instruction pôle emploi), Accepté, En formation, Sortie de formation, Service fait déclaré, Service fait validé, Annulé (par le titulaire), Annulation titulaire (par le titulaire), Annulé (par l'organisme), Annulé (par le financeur), Refus titulaire, Refusé (par l'organisme), Annulé sans suite)
• Visibilité de l'apprenant : Indique si le fichier est visible dans l'Espace Apprenant,
• Upload par l'apprenant : Indique si le fichier peut être ajouté par l'apprenant depuis l'Espace Apprenant,

• Indicateur Qualiopi : Indique si le fichier démontre la conformité aux exigences qualités et réglementaires Qualiopi.

  

Vous pouvez dès à présent ajouter un modèle de document afin de générer automatiquement vos documents.

En tant qu'organisme de formation, vous avez la possibilité de valider ou de refuser un document qu’un apprenant vous a transmis :

Lorsque l'apprenant ajoute un document, celui-ci est automatiquement à l’état "À vérifier". Vous pouvez alors choisir de :

• 1. Valider le document : l'apprenant ne pourra ni supprimer ni modifier le document
  2. Refuser le document : l'apprenant devra modifier ou supprimer le document

  En tant qu'organisme de formation, lorsque vous ajoutez un document, celui-ci est automatiquement à l’état "Validé".

Attention, la suppression d'un document entraîne également la suppression du commentaire.